ジムのための大会管理ソフトの役割

多くのジムでは、競技チームの運営を3つのものに頼っています。フロントの掲示板のポスター、グループチャット、そしてコーチの記憶です。

このうち2つは検索できません。3つ目は、午後6時のクラスを教えるのに忙しくしています。

その結果、ジムの誰も行かない大会に子どもが申し込み、マットに立って自分のコーナーにコーチがいないと気づくまで、誰も気づきません。

参加すると言った2人は、結局エントリーしません。そして大会当日、ある会員は登録したのに支払いをしていないせいで、名簿に載っていません。

武道ジムにとっての大会管理ソフトとは、ジム管理ソフトのうち、会員の大会参加を扱う部分です。出る価値のある大会を探し、正しい道場名で会員を登録し、誰が参加して誰が支払い済みかを把握し、結果を各会員の記録に戻す、という働きを指します。

主催者がトーナメント表、マット、採点を運営するために使う大会運営ソフトとは別のツールです。アワードの審査やピッチコンテストに使うコンテスト管理ツールとも別物です。

GymdeskとSmoothcompは今、一つの会社です。とはいえ、どのツールを使うにしても、ジムがそこに求めるものはほぼ同じです。

大会管理ソフトとは何か(そして何ではないか)

「competition management software」で検索すると、出てくるのはアワードの審査やピッチコンテスト向けのものがほとんどです。残りの多くは、少年サッカーなどのリーグ運営ソフトか、大会主催者向けのトーナメント表ツールです。

どれも、あなたの青帯をナッシュビルに連れていってはくれません。

混同されやすいのは、大会運営ソフトと、ジム側の大会管理の2つです。武道ジムに必要なのは後者です。

この2つは、同じプラットフォームを大会の反対側から見たものであることもあります。主催者がトーナメント表を作るシステムが、たいていはあなたの会員が登録するシステムでもあります。

自分のイベントを開催したい場合は、また別の仕事です。それにはジム内トーナメントのガイドがあります。

この記事で扱うのは、会員をほかの誰かのイベントに送り出す側の話です。

トーナメントは、どちらの側も数カ月前から動き出します。主催者は会場を押さえてトーナメント表を作り、あなたは選手の準備を進めます。

ジム側が散らかっていると、主催者にも影響が出ます。年齢、体重、帯が間違った登録が届いても、コーチに連絡して直してもらう簡単な手段がありません。

こうした事務作業はすべて、会員記録のすぐ隣にあるジム管理ソフトの中にあるべきものです。

ジムがすでに手作業でやっている大会の事務作業

大会に出るかどうかは任意で、ほとんどのジムでは一部の会員だけが出ます。

それでも、その人たちは大切です。

トロントでEtobicoke BJJを運営するJorge Britto(ホルヘ・ブリット)さんは、大会に出ることは会員の継続につながるかと聞かれました。

大会に出ることの効果は、会員の継続にとどまりません。そもそも競技チームを作る理由も、それとは別に十分あります。

今年、Gymdeskのプロダクトチームは、米国、カナダ、スペインのジムオーナーやコーチ20人以上と、現在の大会対応についてリサーチ通話を行いました。

以下の引用はその通話からのものです。非公開のリサーチだったため、名前は伏せています。

コーチたちが「ここでつまずく」と話した点を紹介します。あなたのジムでも、おそらく同じところでつまずいています。

行く価値のある大会を探す

おそらく毎シーズン、いくつものウェブサイトを見て回っているはずです。あるBJJジムの場合は、IBJJFのページ、ADCCのページ、そして多くのBJJやグラップリングの大会が使う登録プラットフォームのSmoothcompです。

そのリストがホワイトボードに貼り出され、会員がそこから選びます。あるコーチは、大会選びを「的に向かってダーツを投げるようなもの」と表現していました。

ダーツには、少なくとも統括団体がありますが。

選択は重要です。最初の大会で嫌な思いをすると、その会員は大会に出なくなることがあるからです。あるコーチは、初参加の会員には必ず、チームの仲間が出る大会を勧めています。仲間とコーチがその場にいるようにするためです。

遠征が自分にとっても割に合うかどうかも大事です。あるコーチははっきりこう言いました。

「週末をつぶして、たった1人の子のためにコーチとして大会に行っても、あまり割に合わないんですよ。」

正しく登録する

会員が違う大会に申し込んでしまうことがあります。あるいは、正しい大会を選んでも、違う道場名で登録したり、自分に合わないクラスに登録したりします。

クラスは体重と帯で決まるので、フォームの小さなミスひとつで、選手が違うトーナメント表に入ってしまいます。

ルールについては、BJJの体重別クラスとIBJJFの帯の条件のガイドで解説しています。

ほとんどの登録プラットフォームでは、締め切り日までならクラスを修正できます。それを過ぎると主催者の判断になり、クラスが始まる10分前にそんな話し合いをしたい人はいません。

実際に誰が出るのかを把握する

自分で勝手に申し込み、1週間前になって初めて伝えてくる会員もいます。あなたが知らなかった1週間は、準備できなかった1週間です。

出ると言ったのに登録しない人もいます。

その通話に参加したコーチたちは、そうした会員の中には「いつもドタキャンする」人がいると話していました。さらに、会員が登録したのに支払っていなかったことを、大会当日になって初めて知るコーチもいます。

待つことは、選手にとってもお金がかかります。

2026年秋、IBJJF Nashville Fall International Openの通常エントリー料は、9月25日までが$138、そこから10月16日までが$167でした。

待つ会員は約$29多く払うことになり、あなたはその3週間、何度も声をかけ続けることになります。

何があったかを覚えておく

大会のあと、子どもたちは自分の試合について質問してきます。マットの上に20人の選手がいたら、全員の試合を頭に入れておくことはできません。

その通話に参加した複数のコーチが、同じことを言っていました。

「その試合は覚えていません。」

大会管理ソフトが大会の前・当日・後に果たすべき役割

支払いをしていない、登録済みの会員の話に戻りましょう。優れたツールなら、それを大会の数日前に教えてくれます。

以下の基準で、どんなツールも評価できます。基準は、大会の3つの場面に順番に沿っています。

入れないほうがよいもの

トーナメント表、マット、採点は主催者の仕事であり、主催者向けのソフトがすでにそれを担っています。

ジム側のツールは、主催者のシステムへのリンクを示し、結果を取り込めば十分です。

勝率も、ジム管理ソフトには入れないでください。不戦勝、失格、3人でのトーナメント表があるため、勝率は誤解を招きます。それに、手ごわい1敗をした白帯の選手の記録に、0%と出す必要はありません。

GymdeskとSmoothcompではどう扱うか

Gymdeskでジムを運営しているなら、すでにCompetitionsタブがあります。これは、2つのプラットフォームをつなぐSmoothcomp Connectの一部で、すべてのGymdeskプランに、会員1人あたり同じ料金のまま含まれています。追加オプションも、上位プランもありません。

初期設定でオンになっていて、Settingsからオフにできます。

セットアップは1ステップです。Smoothcomp上でお使いの道場のオーナーになっている人が、一度サインインして、Gymdeskと連携させます。

その後は、道場の統計と各会員のアクティビティに、連携前の年も含めて、大会の履歴が入ります。誰かの2019年の銅メダルに、ようやく置き場所ができます。

会員の名前やメールアドレスがSmoothcompの記録と一致しない場合、その会員は、無料のSmoothcompアカウントを自分で連携するまで「未連携」と表示されます。

大会の前

Competitionsタブの中にあるイベント検索のDiscoverでは、Smoothcompのイベントを競技、距離、日付で絞り込めます。

各イベントのページには、エントリーの選択肢と、締め切り付きの料金区分が表示されます。DiscoverはSmoothcompのイベントだけを対象にしているので、NashvilleのようなIBJJFの締め切りは、今までどおり手作業で確認することになります。

大会を選んだら、チームへのメモを添えてその大会を推奨(endorse)します。

会員には、Webと会員アプリの自分のCompetitionsビューで、その大会にAcademy Approved(道場推奨)の印が付いて表示されます。そこから会員はInterested(興味あり)かDeclineをタップでき、どのチームメイトが参加するかも見られます。

登録は、道場名が固定された状態で、会員のGymdesk記録から始まります。会員に登録を招待することも、自分で会員を登録することもできます。Gymdeskの帯はSmoothcompのスキルレベルに対応づけられるので、帯で分けられたクラスも使え、その帯の情報は、帯の管理がすでに使っている同じ記録から来ています。

名簿には、Invited(招待済み)、Interested(興味あり)、Registered(登録済み)、Paid(支払い済み)の4つが、それぞれ別の状態として表示されます。

出ると言ったのに登録していない会員は、Interestedの状態のまま、名簿で見える場所にいます。(Interestedというのは、ずいぶん好意的な言い方ですが。)

誰かが止まっているときは、同じタブでRemind to register(登録のリマインド)、Remind to pay(支払いのリマインド)、Resend invite(招待の再送)を押します。

Unlimited Jiu Jitsuの共同創業者であるJoe Guarino(ジョー・ガリーノ)さんは、大会前の部分を次のように語りました。

当日

大会当日は、あなたとコーチたちはCoach Companionアプリを使います。Smoothcompアカウントを持つコーチなら誰でも、iPhoneとAndroidで無料で使えます。

その日の試合が進行順に並び、各選手にコーチを割り当てて、誰がいつコーチをするかを確認できます。

アプリは、あなたの2試合が同じ時間になったときや、試合にコーナーのコーチがいないときに通知してくれます。体はひとつで、一度にひとつのコーナーにしか入れませんから。

道場を連携しておけば、試合に書いたメモはどれも、Gymdeskの会員の記録に入ります。

当日のチームの動きについては、大会当日のワークフローで詳しく解説しています。

大会のあと

結果は、定期的な同期でイベントごとにGymdeskへ戻ってくるので、試合が終わった瞬間に反映されるわけではありません。

各会員の試合ごとのスコアや一本、順位や表彰台の結果が分かります。各会員の記録を開くと、最後に大会に出た時期、出場したイベント、順位を確認できます。

しばらく大会に出ていない人や、一度もイベントに出たことがない人が一目で分かります。今も練習に来ているかを示す出席管理の、すぐ隣です。

それぞれの役割

SmoothcompとGymdeskは、それぞれ約10年にわたり、自分の側のソフトを作ってきました。Smoothcompのツールをすべて作り直してGymdeskに入れるのは、その逆も含めて、意味がありません。

それぞれが自分の仕事を続け、登録、支払い状況、結果、試合のメモは、両者の間で同期されます。

最初のイベントの前に知っておきたい、いくつかの制限:

もう2つ、小さな制限があります。登録は会員1人ずつで、チームや家族をまとめて1ステップで登録することはできません。また、リマインドはすべて自分で押すボタンで、締め切りの自動アラートはありません。

USA Judo公認のイベントなど、一部のイベントでは連盟の会員資格が必要です(この場合はUSA Judoの会員資格)。そうした登録は、Smoothcompで完了させる形になります。

それらのイベントでも、推奨、招待、結果の取り込みは使えます。

練習する場所と大会に出る場所を、ひとつの記録に

未払いのエントリーに、受付のテーブルで初めて気づくことはなくなります。

フロントのポスターは、そろそろ引退です。よく働いてくれました。

会員が大会に出るなら、Smoothcomp Connectのページで、全体のつながり方を確認してください。