ジムの請求を自動化する方法（そして収益の取りこぼしを防ぐ）

日曜日、誰が支払ったかを確かめるために入会シートをめくっている。現金で払う会員がまだ何人かいて、残りの請求作業はクラスの合間に片付けている。

それはマットの上で使えたはずの時間です。そして、指導している間に回収されないままになっているお金でもあります。

ジムの請求を自動化するには、入会時にカードか銀行口座を登録してもらい、全会員を定期請求に移行します。次に、失敗した支払いの自動再試行をオンにしたまま、会員が請求内容をオンラインで自分で変更できるようにします。あとはソフトウェアが予定どおりに請求し、領収書を送り、決済拒否を再試行してくれるので、あなたが手を動かす必要はありません。

要点をまとめると、次のとおりです。

1. 会員の初回クラスの前に支払い方法を登録してもらう。
2. 全会員を自動の定期請求に移行する。
3. 失敗した支払いの自動再試行はオンのままにする。
4. 会員が請求情報をオンラインで更新できるようにする。
5. わかりやすい明細、領収書、更新リマインダーで支払い異議（チャージバック）を防ぐ。

ジムの請求で実際にお金が漏れている場所

使われていない会員権は、思っているより少ないものです。HFA（Health & Fitness Association、旧IHRSA）によると、2025年に会員権をまったく使わなかった米国の会員はわずか4.6%で、約10%から下がり過去最低となりました。

Gymdeskのベンチマークデータでは、もっと大きな漏れは目立たないところにあります。そもそも一度も請求されていない会費です。

2026年6月に公開されたGymdesk Benchmark Reportは、主に格闘技・コンバットスポーツのスクールを中心とする4,594のアクティブなジムの実際の請求データに基づいています。ジムが回収できたのは請求すべき額の91.7%、つまり1ドルあたり約92セントでした。

回収されなかった約8%のうち、96%はそもそも請求されていませんでした。回収漏れの約70%は、カードも銀行口座も登録していない会員によるものでした。

回収されなかったお金の内訳は次のとおりです。

ジムが実際に請求を行えば、約99%は決済されます。つまり漏れのほとんどは、カードネットワークが請求を目にする前、受付の段階で始まっています。

自分のジムのおおよその数字を知りたいですか？Gymdeskのジム請求漏れ計算ツールに数字を入れてみてください。

ジムの請求を自動化する手順

次の5つのステップを順番に進めてください。最初の4つは上の表の各行に対応し、5つ目は回収したお金が支払い異議で戻ってこないようにするためのものです。

ステップ1：初回クラスの前に支払い方法を登録してもらう

支払い方法の未登録は、ベンチマークデータで最大の漏れです。ジムが請求すべき額の5.83%にあたります。レポートでは、会員権の開始前にカードの登録を必須にすることを推奨しています。

同意書（ウェイバー）と同じように、入会手続きの一部にしましょう。会員はオンラインでカードや銀行口座を追加できますし、カードリーダーで対面で受け付けることもできます。

無料体験を実施していますか？入会時に支払い方法を登録してもらい、いつから請求が始まるかをはっきり伝えましょう。「来週カードを持ってきます」が、新しい会員が1か月間支払わずに練習してしまう典型的なパターンです。

ステップ2：会員を自動の定期請求に移行する

各会員の請求スケジュールを初日から開始し、初回の請求が確実に実行されるようにします。ベンチマークデータでは、ジムが請求すべき額の1.83%が、請求が一度も試みられる前に解約された会員権によって失われていました。

スケジュールを設定すれば、会費は自動で請求されます。会員を追いかけたり、誰が支払ったかを紙で確認したりする必要はなくなります。

定期請求は、会員の実際の練習スタイルに合っているときに最もうまく機能します。

• 柔軟な請求サイクル。プログラムに応じて、週ごと、月ごと、年ごとに請求できます。
• 自動更新の前払いプラン。数か月分や1年分を前払いする会員に割引を用意し、プランを自動で更新します。
• 自動調整。会員がプランを変更したり休会したりすると、請求も自動で更新されます。
• 請求の前にリマインダーを送り、銀行の明細に驚くような項目が出ないようにします。

会員にいくつかの簡単な支払い方法を用意し、自動支払いを標準にしましょう。自動支払いに小さな割引をつけると、まだ現金や小切手で払っている会員が切り替える理由になります。

次に、自動支払いを使っていない会員のリストを出し、クラスの後に一人ずつ声をかけます。短い会話で済み、たいていは一度で終わります。

Gymdeskでは、日・週・月・年の任意の間隔で定期支払いを設定でき、クラス料金、セミナー、グッズなどの単発請求にも対応しています。会員権と追加料金を同じシステムで請求できます。

ステップ3：自動再試行をオンのままにする

自動再試行をオンにしている場合、Gymdesk Benchmark Reportに含まれるジムは失敗した支払いのおよそ10件に6件を回収しています。それなのに、37%のジムが再試行をオフにしており、そのお金は失われています。

ただし、すべての決済拒否を再試行できるわけではありません。

• ソフトデクライン。残高不足のような一時的な問題は、後で再試行すると通ることがよくあります。
• ハードデクライン。紛失・盗難・誤ったカードは、新しい支払い方法が登録されるまで再試行されません。
• 再試行スケジュール。ほとんどの請求ソフトウェアでは、再試行の回数と間隔を設定できます。参考までに、Stripe Billingの新規アカウントのデフォルトは2週間以内に最大8回です。
• ACHの再試行。Stripeは銀行引き落としを残高不足の場合にのみ、40日以内に最大2回再試行します。

あなたが介入する前に、まずシステムに再試行させましょう。

すべての銀行が再発行されたカードを自動で通知するわけではありません。Gymdeskはカードの有効期限が切れる前と支払いが失敗したときに会員へメールを送り、カードは会員のオンラインアカウントから更新できます。

再試行と通知の後も支払いが未解決のままなら、丁寧に個別にフォローアップしましょう。合意した内容を書き留め、書面のポリシーに従うことで、すべての会員を同じように扱えます。詳しくは、ジムの失敗した支払いの回収に関するガイドをご覧ください。

ステップ4：請求のセルフサービスを会員に開放する

「カード情報を更新してもらえますか？」というメッセージが来るたびに、たいていは体験レッスンの最中に、マットから離れることになります。

会員が次のことを自分でできるように設定しましょう。

• ジムに電話せずにカードや銀行口座を更新する
• 休会ポリシーの範囲内で、旅行やけがのために休会する
• 過去の支払いの領収書を確認する
• 別の会員プランに切り替える
• アカウントに家族を追加する

Gymdeskでは、すべての会員にオンラインアカウントがあり、支払い情報の更新、会員権の管理、家族の登録ができます。日常的な請求の変更が、あなたのメッセージ返信を待つことはありません。

休会、一時停止、解約のポリシーを文書にし、チームの誰が請求の管理を担当するかを決めましょう。そうすれば、誰もが会員に同じ回答をできます。

週に一度、今後の支払い、未払い、失敗した支払いを確認しましょう。再試行とセルフサービスの後もまだ残っているものが、あなたが個別にフォローすべきものです。

ステップ5：請求に関する支払い異議を防ぐ

請求に関する支払い異議の多くは、混乱から始まります。会員が見覚えのない請求を見たり、更新を忘れていたりして、銀行に連絡するのです。Visaは定期請求を支払い異議のよくある原因として挙げています。

いくつかの習慣で、請求をわかりやすく保てます。

• 銀行の明細にジム名がはっきり表示されるようにする。
• 請求のたびに領収書を自動で送る。
• 更新や料金変更の前に会員へリマインダーを送る。
• 解約ポリシーを見つけやすい場所に置く。

カードとACH：会員はどちらで支払うべきか

どちらもジムの会員権に使え、両方を用意すると入会がスムーズになります。主な違いは、コスト、有効期限、再試行のルールです。

実際の料率は利用する決済代行会社によって異なります。

ACHを提供する場合は、いくつかのNachaのルールに従う必要があります。

• 無承認による返金をACH引き落としの0.5%未満に抑える。
• 事務的な返金が3%、または返金全体が15%を超えると、審査を受ける可能性がある。
• 無承認として返金された引き落としを再実行する前に、新たな承認を得る。

ACHは1回あたりのコストが低いため、入会時に案内するのは理にかなっています。それでも、両方を用意して会員それぞれに選んでもらいましょう。Gymdesk Paymentsには、カードとACHの両方が組み込まれています。

コンプライアンスを守る：カード情報の保管と解約のルール

ここまでの内容の土台には、2種類のルールがあります。1つはカード情報の保管方法、もう1つは会員の解約方法に関するものです。

カード情報を紙に残さない

入会シートにカード番号やセキュリティコードを書いてはいけません。PCIのルールでは、承認後にカードのセキュリティコードを保管することを、暗号化していても禁止しています（要件3.3.1.2）。

カード番号はスプレッドシートやメモにも残さないでください。カード情報は決済代行会社に預けましょう。

最新の解約ルールに従う

現在、連邦レベルで有効な「クリック・トゥ・キャンセル」ルールはありません。Jones Dayによると、連邦控訴裁判所がFTCの2024年のルールを無効とし、2026年3月にFTCが新たな規則制定を開始しました。

FTCは現行の消費者保護法を引き続き執行しており、約30の州に独自の自動更新法があります。

カリフォルニア州に会員がいる場合、2025年7月1日から施行されている同州の改正法AB 2863により、事業者には次のことが求められます。

• 自動更新について明示的な同意を得て、その記録を保管する
• オンラインで入会した人には、オンラインでの解約手段を用意する
• 請求額と解約方法を記載したリマインダーを年に1回送る
• 料金変更の7〜30日前に通知する

ジムの請求ソフトウェアで確認すべきポイント

ジムの請求ソフトウェアを比較するときは、次のチェックリストを使ってください。

• カードとACHの支払いに、オンラインでもカードリーダーでの対面でも対応
• 失敗した支払いの自動再試行スケジュール
• カードの有効期限が切れる前と支払いが失敗したときのメール、さらに会員がオンラインでカードを更新できる仕組み
• 会員が請求情報と会員情報を管理できるオンラインアカウント
• 今後の支払い、未払い、失敗した支払いの一覧と、毎日の請求レポートメール
• 決済代行会社を選べること。1社に縛られない

Gymdeskの請求機能は、このリストに沿って作られており、請求と決済を1つのシステムで扱えます。Gymdesk Payments（米国・カナダ）を使うか、国に応じてStripe、Square、Authorize.net、GoCardless、Ezypayと連携できます。

決済手数料の実際については、Gymdeskのジムの決済手数料の解説をご覧ください。

期日どおりに支払いを受け取り、日曜日を取り戻す

漏れているお金の大半を守るのは、2つの設定です。初回クラスの前にカードか銀行口座を登録してもらうこと、そして自動再試行をオンのままにしておくことです。

今週中に両方を設定しましょう。ジムの請求を自動化すれば、日曜日は誰が支払ったかを確認する日ではなくなります。